KORESPONDENSI TINGKAT X

A.  Pengertian Komunikasi

Pemahaman ilmu komunikasi di Indonesia pada awalnya belum mendapat perhatian dari masyarakat. Namun dengan berkembangnya perekonomian dan masyarakat pada umumnya, maka perhatian terhadap ilmu komunikasi menjadi semakin besar pula. Pada era globalisasi, dimana batas-batas dunia menjadi kabur, maka perkembangan komunikasi tidak dapat dibendung lagi. Orang-orang dari berbagai benua dapat berkomunikasi dengan cepat dengan berbagai cara.  

Kata komunikasi berasal dari bahasa Latin, communicare yang berarti ”berpartisipasi” atau ”memberitahukan”. Komunikasi diartikan sebagai proses pemberitahuan, ada pihak yang memberitahu dan ada pihak yang diberitahu. Sedangkan menurut bahasa Inggris disebut communication yang artinya pertukaran informasi konsep, ide, perasaan antara dua atau lebih. Pengertian komunikasi secara etimologis ini berarti bahwa komunikasi adalah proses pertukaran informasi untuk memperoleh pengertian yang sama antara dua orang atau lebih.

Berikut ini dikemukakan beberapa pengertian komunikasi menurut beberapa ahli, antara lain menurut :

1.      Murphy “Communication is the whole process used in reaching otherminds.” (komunikasi adalah seluruh proses yang diperlukan untuk mencapai pikiran-pikiran yang dimaksud oleh orang lain).

2. Barbara Barelson dan Gary A. Stainer, komunikasi adalah penyampaian informasi, gagasan, emosi, keterampilan dan sebagainya dengan menggunakan lambang-lambang, kata-kata, gambar, dan lain-lainnya.
3. C.A. Brown, komunikasi adalah proses pengiriman ide atau pikiran, dari satu orang kepada orang lain dengan tujuan untuk menciptakan pengertian dalam diri orang yang menerimanya .
4. Keith Davis, Komunikasi adalah proses penyaluran informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain
5. Ensiklopedia Administrasi, komunikasi adalah penyelenggaraan tata hubungan kegiatan menyampaikan warta dari satu pihak dalam suatu organisasi.

6.      Onong Uchjana, komunikasi adalah proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu atau untuk mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik langsung secara lisan maupun tak langsung melalui media.

7.      Kamus Besar Bahasa Indonesia, komunikasi adalah:

a.      pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antar dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami; hubungan; kontak

b.      perhubungan

8. Ignatius Wursanto, komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi dari suatu pihak kepada pihak lain untuk mendapatkan saling pengertian antar kedua belah pihak.

Dari beberapa pendapat di atas secara garis besar pengertian komunikasi adalah :

1. Merupakan suatu proses penyampaian berita dari komunikator kepada komunikan
2. Penyampaian berita melalui suatu sarana atau lambang
3. Penyampaian berita tersebut bertujuan untuk mendapatkan saling pengertian

Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwan komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan/informasi dari pengirim pesan (komunikator) kepada penerima pesan (komunikan) melalui suatu media tertentu untuk mendapatkan saling pengertian (umpan balik) dalm rangka mencapai tujuan tertentu.

B. UNSUR – UNSUR KOMUNIKASI

Komunikasi terdiri dari lima unsur/komponen yang tidak dapat dipisahkan dan saling berkaitan. Kelima unsur tersebut sebagai satu kesatuan yang saling berhubungan, ketergantungan dan melengkapi. Unsur-unsur komunikasi adalah sebagai berikut:

1.      Komunikator (communicator)

      adalah orang yang menyampaikan informasi. Komunikator dapat bersifat perseorangan, mewakili kelompok atau institusi tertentu. Pengirim pesan (komunikator) harus memahami dan memperhatikan dengan baik karakteristik penerima berita (komunikan) agar informasi dapat diterima dengan baik.

2.      Pesan (message)

      Pesan adalah berita yang mengandung makna atau maksud tertentu. Pesan yang disampaikan dapat berupa: gambar, sinar, bahasa sandi, tulisan dan lain-lain. Dalam proses membuat  dan menguraikan pesan dikenal:

a.      Enkode Yaitu proses penghantar pesan/membuat sandi

b.      DekodeYaitu Proses penerimaan pesan/menguraikan sandi

3.      Saluran (media)

      adalah alat atau sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada komunikan dalam berkomunikasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

4.      Komunikan (communicant)

      Komunikan adalah pihak yang menerima berita atau informasi. Komunikan harus mengerti dan paham apa arti dan maksud dari berita yang telah diterimanya agar tidak terjadi  miscomunicatian dalam proses berikutnya.

5.      Umpan balik (feedback)

Adalah sikap/tanggapan atas pesan uyang diterima oleh komunikan. Umpan balik dapat diketahui berdasarkan cara komunikan menerima informasi yang disampaikan, misalnya dengan wajah muram, senyum, mata terpejam, atau sikap pasif.    

Macam-macam umpan balik meliputi:

a.      Umpan balik internal, yaitu umpan balik untuk memantau perilaku dari seseorang yang diinginkan.

b.      Umpan balik eksternal, yaitu umpan balik dari lawan komunikasi selama komunikasi berlangsung.

c.      Umpan balik positif, yaitu umpan balik yang memberi dorongan untuk bereaksi seperti keinginan.

d.      Umpan balik negatif, yaitu umpan balik yang menghentikan reaksi.

C.  LAMBANG KOMUNIKASI

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, lambang adalah sesuatu seperti tanda (lukisan, perkataan, lencana, adan sebagainya) yang menyatakan sesuatu hal atau mengandung maksud tertentu. Sedangkan menurut Ensiklopedia Indonesia, lambang adalah suatu tanda atas dasar kesepakatan atau persetujuan bersama (meliputi juga semboyan dan kata-kata sandi) serta berbagai tanda pada umumnya.

Dalam komunikasi terjadi proses penyampaian lambang-lambang yang mengandung suatu pengertian yang disampaikan oleh  komunikator dan harus ditafsirkan oleh komunikan. Lambang merupakan suatu bentuk simbol atau tanda yang mempunyai arti. Setiap lambang mempunyai pesan.  Dengan demikian dapat dikatakan bahwa lambang komunikasi adalah suatu simbol/tanda-tanda  yang dipergunakan untuk menyampikan pesan dalam proses komunikasi. Kegunaan lambang dalam proses komunikasi adalah sebagai berikut:

1.      Alat untuk menjadikan seseorang menjadi paham akan pesan yang disampaikan

2.      Alat untuk menjadikan pengertian terhadap pesan-pesan yang disampaikan

3.      Alat untuk mempengaruhi komunikan

4.      Alat untuk menghubungkan antara komunlikator dan komunikan

5.      Alat untuk mencapai tujuan komunikasi

Secara umum lambang yang digunakan dalam komunikasi adalah bahasa, baik bahasa secara lisan maupun tertulis.  Bahasa lisan atau tertulis yang pengertiannya tidak perlu ditafsirkan kembali disebut verbal, sedangkan yang diperlukan penafsirannya disebut non verbal. Jenis-jenis lambang komunikasi adalah :

1.      Lambang Suara,

yaitu lambang yang menggunakan pendengaran/telinga, misalnya; suara telepon, sirine, klakson, bel

2.      Lambang Bahasa,

Yaitu lambang yang mengggunakan bahasa baik secara lisan maupun tulisan, misalnya; berbicara dan berkirim surat

3.      Lambang Warna,

Yaitu lambang yang menggunakan warna misalnya; lampu lalu-lintas, warna bendera

4.      Lambang Gambar,

Yaitu lambang yang menggunakan gambar-gambar misalnya; iklan, poster, marka jalan

5.      Lambang Gerak,

Yaitu lambang yang menggunakan gerakan-gerakan anggota badan  misalnya; melambaikan tangan, tersenyum, mengangguk.

6.      Lambang huruf,

Yaitu lambang berupa suatu huruf yang mempunai arti misalnya kode-kode huruf pada ukuran kaos/baju

7.      Lambang angka,

Yaitu lambang yang menggunakan  angka-angka yang mempunyai suatu arti, misal angka pada alat hitung, mistar, meteran, kode telepon

D.    PROSES KOMUNIKASI

Komunikasi merupakan proses penyampaian ide dan berita ke suatu tujuan serta menimbulkan rekasi umpan balik. Proses komunikasi adalah berlangsungnya komunikasi yang dilakukan oleh komunikator dan komunikan. Untuk jelasnya dapat digambarkan sebagai berikut:

 

Keterangan:

Ø  Komunikator          :    pengirim pesan

Ø  Komunikan            :    penerima pesan

Ø  Encode                 :    proses pengantar pesan

Ø  Decode                 :    proses penerimaan pesan

Ø  Message               :    pesan

Ø  Media                   :    jalur/alat  penyampian pesan

Ø  Feedback              :    umpan balik/reaksi kembali

Adapun langkah-langkah proses komunikasi tersebut adalah

1.      Komunikator sebagai pengirim pesan yang menjadi sumber pesan

2.      Membuat sandi/menyandi (encoding). Komunikator harus melakukan proses pembuatan sandi yang menterjemahkan gagasan dalam serangkaian tanda sistematis ke dalam suatu bahasa yang menyatakan maksud komunikator. Hasil dari proses pembutan sandi disebut pesan/lambang.

3.      Lambang disalurkan melalui suatu saluran/media.

4.      Penerima menguraikan sandi (decoding). Proses decoding merupakan kegiatan menterjemahkan atau menginterprestasikan pesan ke dalam bentuk yang mengandung maksna yang dpat dipahami oleh penerima.

5.      Umpan balik merupakan hasil dari komunikasi.

English Correspondence

Parts of a Business Letter

 

The Heading (The Return Address) or Letterhead - Companies usually use printed paper where heading or letterhead is specially designed at the top of the sheet. It bears all the necessary information about the organisation’s identity. Date - Date of writing. The month should be fully spelled out and the year written with all four digits October 12, 2005 (12 October 2005 - UK style). The date is aligned with the return address. The number of the date is pronounced as an ordinal figure, though the endings st, nd, rd, th, are often omitted in writing. The article before the number of the day is pronounced but not written. In the body of the letter, however, the article is written when the name of the month is not mentioned with the day. The Inside Address - In a business or formal letter you should give the address of the recipient after your own address. Include the recipient's name, company, address and postal code. Add job title if appropriate. Separate the recipient's name and title with a comma. Double check that you have the correct spelling of the recipient 's name. The Inside Address is always on the left margin. If an 8 1/2" x 11" paper is folded in thirds to fit in a standard 9" business envelope, the inside address can appear through the window in the envelope. The Greeting - Also called the salutation. The type of salutation depends on your relationship with the recipient. It normally begins with the word "Dear" and always includes the person's last name. Use every resource possible to address your letter to an actual person. If you do not know the name or the sex of of your reciever address it to Dear Madam/Sir (or Dear Sales Manager or Dear Human Resources Director). As a general rule the greeting in a business letter ends in a colon (US style). It is also acceptable to use a comma (UK style). The Subject Line (optional) - Its inclusion can help the recipient in dealing successfully with the aims of your letter. Normally the subject sentence is preceded with the word Subject: or Re: Subject line may be emphasized by underlining, using bold font, or all captial letters. It is usually placed one line below the greeting but alternatively can be located directly after the "inside address," before the "greeting." The Body Paragraphs - The body is where you explain why you’re writing. It’s the main part of the business letter. Make sure the receiver knows who you are and why you are writing but try to avoid starting with "I". Use a new paragraph when you wish to introduce a new idea or element into your letter. Depending on the letter style you choose, paragraphs may be indented. Regardless of format, skip a line between paragraphs. The Complimentary Close - This short, polite closing ends always with a comma. It is either at the left margin or its left edge is in the center, depending on the Business Letter Style that you use. It begins at the same column the heading does. The traditional rule of etiquette in Britain is that a formal letter starting "Dear Sir or Madam" must end "Yours faithfully", while a letter starting "Dear " must end "Yours sincerely". (Note: the second word of the closing is NOT capitalized) Signature and Writer’s identification - The signature is the last part of the letter. You should sign your first and last names. The signature line may include a second line for a title, if appropriate. The signature should start directly above the first letter of the signature line in the space between the close and the signature line. Use blue or black ink. Initials, Enclosures, Copies - Initials are to be included if someone other than the writer types the letter. If you include other material in the letter, put 'Enclosure', 'Enc.', or ' Encs. ', as appropriate, two lines below the last entry. cc means a copy or copies are sent to someone else. American Style British Style Heading According to the format but usually aligned to the left The heading is usually placed in the top right corner of the letter (sometimes centred) Date October 19, 2005 (month-day-year) According to the format but usually aligned to the left (two lines below the heading) 19 October 2005 (day-month-year) Usually placed directly (or 1 blank line) below the heading. Salutation Dear Mr./Ms. Smith: Dear Sir or Madam: Gentlemen: After the salutation there is a colon (:) Dear Mr./Ms. Smith, Dear Sir or Madam, Dear Sirs, After the salutation there is a comma (,) Complimentary close Sincerely, Sincerely yours, Yours truly, Sincerely, Yours sincerely, Yours faithfully, The format (layout) is the visual organisation of a business letter. You can follow many different formats when you create business letters. Be aware that there are often differences depending upon location. The main business letter formats are: ·          Full-Block Style - All the elements are aligned to the left margin and there are no indented lines. This is a standard block-style format that is accepted by most businesses. ·        Modified Block Style - The return address, date, closing and signature start just to the right of the center of the page or may be flush with the right margin. All body paragraphs begin at the left margin. ·        Indented or Semi-Block Style - Similar to the modified block business letter style except that the first line of each paragraph is indented