MDITK

KEGIATAN PEMBELAJARAN I

MENGUMPULKAN DATA ATAU INFORMASI

           

v  STANDAR KOMPETENSI

Mengelola Data atau Informasi di Tempat Kerja

     

v  KOMPETENSI DASAR

Mengumpulkan Data atau Informasi

v  MATERI POKOK PEMBELAJARAN

1.     Pengertian data atau informasi

2.     Jenis-jenis data atau informasi

3.     Konsep Sistem Informasi Manajemen

4.     Lingkup manajemen perkantoran

5.     Konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran

6.     Jenis-jenis peralatan yang digunakan dalam rangka pengumpulan data atau informasi

v  INDIKATOR

1.     Data atau informasi yang ada di tempat kerja dapat diidentifikasi

2.     Data atau informasi dikumpulkan sesuai dengan peruntukannya

3.     Data atau informasi dikumpulkan dengan memperhatikan kelengkapan dan tanpa terjadi kehilangan seluruh atau sebagian

4.     Data atau informasi dikumpulkan dengan menggunakan peralatan yang tepat

URAIAN MATERI

A.    Pengertian Data dan Informasi

1.     Data

Kata “data” berasal dari bahasa Yunani “datum” yang berarti fakta, dan di dalam kamus bahasa Inggris ditulis dengan “data”. “Data” yang digunakan dalam bahasa Indonesia berasal dari bahasa Inggris tersebut, tetapi harus diingat, “data” dalam bahasa Inggris sudah bersifat majemuk, karena tidak ada kata “datas” dalam bahasa Inggris. Sehingga tidaklah tepat bila kita menuliskan kata data yang dimajemukkan, seperti data-data, kumpulan data, dan sejenisnya

Data is information that has been translated into a form that is more convenient to move or process. Relative to day’s computers and transmission media data is information converted into binary digital form.

Menurut The Liang Gie, data atau bahan keterangan adalah:

Hal, peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna dijadikan keterangan, pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan. Data adalah ibarat bahan mentah yang melalui pengolahan tertentu lalu menjadi keterangan (information)

a.     Data pada manusia

Data diterima manusia karena adanya stimulus-stimulus yang dapat “ditangkap” oleh indera manusia dan dibawa oleh simpul-simpul saraf yang pada akhirnya diolah oleh otak. Tidak semua stimulus yang ditangkap indera manusia akan direkam secara permanen di dalam memori otak, sehingga muncul istilah short term memory (STM) dan long term memory (LTM).

STM bersifat sementara, misalkan kita diminta untuk menjawab pertanyaan berapa orang yang berbaju merah yang kita jumpai pada hari ini. Data STM biasanya sangat tidak kita hiraukan atau tidak pedulikan, biarkan hal itu berlalu begitu saja. Sedangkan untuk LTM, data itu sangat kita perhatikan sehingga perlu untuk kita ingat. LTM akan semakin baik menempati memori permanen bila makin sering digunakan atau diingat-ingat. Misalkan saja, bila kita diberi nomor telepon oleh seseorang yang kita pedulikan, maka semakin sering kita menghubungi nomor telepon itu, maka akan semakin mudah mengambil kembali dari ingatan.

Semakin sering ingatan tersebut digunakan, maka simpul-simpul saraf yang jumlahnya miliaran di otak dapat meraih data di memori permanen melalui berbagai jalur yang dibentuknya. Menurut penelitian, banyak sel saraf yang mati setiap harinya, sehingga bila hafalan jarang dilakukan maka bisa jadi ada simpul saraf yang mati atau rusak pada jalur raih data tersebut, dan berakibat kita menjadi lupa. Itulah perlunya media catatan tambahan di luar memori utama manusia (otak), seperti buku, kaset, dan sebagainya, sehingga, bila kita lupa, kita dapat mempelajarinya lagi dan menyimpan kembali di otak melalui jalur yang lain.

Ada dua jenis data yang dapat diterima manusia, yaitu :

1.     jenis data yang tersurat

Jenis data yang tersurat adalah berbagai stimulus yang secara nyata dapat ditangkap indera manusia

2.     jenis data yang tersirat

jenis data yang tersirat hanya dapat “dibaca“ oleh naluriah manusia, yang berkaitan erat dengan pengalaman batiniah seseorang.

b.    Data bagi komputer

Data di komputer berjenis data tersurat, artinya, komputer akan mengerti data yang diberikan kepadanya bila data tersebut dapat dikodekan atau dilambangkan sesuai dengan kaidah-kaidah yang sudah dimengerti oleh komputer.

Karena adanya kaidah-kaidah tentang penulisan data di komputer, maka kata “data” di komputer harus dispesifikkan karena masih bersifat luas. Data di komputer memiliki ukuran yang lebih spesifik. Satuan data terkecil di komputer adalah bit, yaitu sinyal-sinyal elektronik yang dilambangkan dengan 0 dan 1. Nilai nol diberikan bila rangkaian listrik yang menerima data tidak dialiri sinyal listrik, sedangkan nilai satu diberikan bila rangkaian listrik penerima data dialiri sinyal listrik. Rangkaian digital (dari komputer digital) tersebut menerima sinyal listrik sebesar 5 volt.

Karena sinyal listrik bersifat abstrak, maka untuk mempelajarinya, sinyal-sinyal itu diberi lambang 0 dan 1, dari sana kemudian dikenal istilah binary digit (bit) atau bilangan berbasis dua. Selanjutnya, untuk lebih memperingkasnya, bit-bit tersebut digabung 3 bit-3 bit menjadi bilangan oktal (berbasis 8), atau menjadi 4 bit-4 bit menjadi bilangan hexadecimal (berbasis 16).

Komputer yang dibuat oleh berbagai pabrik membuat kesepakatan-kesepakatan untuk melambangkan sebuah huruf atau angka, meski tidak semua pabrik setuju bersatu untuk melambangkannya, sehingga ada yang sepakat dengan kode ASCII (American Standard Code for Information Interchange), ada yang setuju dengan kode EBCDIC (Extended Binary Code Decimal Interchange Code), dan sebagainya. Misalkan, huruf ‘A’ di ASCII adalah kumpulan bit ‘10100001’, tetapi di EBCDIC ‘11000001’

c.     Jenis-jenis data

Data dapat didefinisikan sebagai fakta tercatat tentang suatu obyek. Jadi, apapun yang berupa catatan tentang suatu obyek dapat disebut dengan data. Misalnya berat badan Dinda adalah 60 kg maka 60 kg tersebut adalah data. Data dalam dunia computer terkenal dengan istilah multimedia. Data multimedia ini pada dasarnya dapat dikelompokkan menjadi :

1.     Data teks

Data ini berwujud alfanumeris, yaitu data yang terdiri dari karakter-karakter A, B, C sampai Z, symbol bilangan 0, 1, 2 sampai 9, lalu karakter-karakter seperti ?, !, $, %, @ dan lain sebagainya.

2.     Data numeris

Data numeris adalah data bilangan. Data bilangan di dalam system computer disimpan dengan menggunakan system biner, yaitu bilangan basis 2 dengan symbol 0 dan 1. Bilangan yang disimpan dengan cara numeris ini dapat dikenai operasi aritmetika.

3.     Data gambar

Data ini berwujud gambar, foto, grafik dan sebagainya.

4.     Data video

Data video adalah data dalam bentuk gambar bergerak (film).

5.     Data audio

Data audio adalah data dalam bentuk suara

d.    Hierarki Data

·         File yaitu kumpulan catatan data yang berhubungan dengan subyek tertentu.

·         Catatan adalah elemen data yang berhubungan dengan obyek tertentu.

·         Elemen data yaitu unit data terkecil yang tidak dapat dibagi lagi menjadi unit yang berarti.

2.     Informasi

Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi, yaitu input - proses – output.

Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.

Penulis lain, Burch dan Strater, menyatakan: informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan

Sedangkan George R. Terry, Ph. D. menyatakan bahwa informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna.

Jadi, secara umum informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan bagi penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan datang.

Untuk memperoleh informasi yang berguna, tindakan yang pertama adalah mengumpulkan data, kemudian mengolahnya sehingga menjadi informasi. Dari data-data tersebut informasi yang didapatkan lebih terarah dan penting karena telah dilalui berbagai tahap dalam pengolahannya diantaranya yaitu pengumpulan data, data apa yang terkumpul dan menemukan informasi yang diperlukan

George R. Terry, Ph. D. menjelaskan, berguna atau tidaknya informasi tergantung pada beberapa aspek, yaitu:

a.     Tujuan si penerima

Apabila informasi itu tujuannya untuk memberikan bantuan maka informasi itu harus membantu si penerima dalam usahanya untuk mendapatkannya.

b.    Ketelitian penyampaian dan pengolahan data

penyampaian dan mengolah data, inti dan pentingnya informasi harus dipertahankan.

c.     Waktu

Informasi yang disajikan harus sesuai dengan perkembangan informasi itu sendiri.

d.    Ruang dan tempat

Informasi yang didapat harus tersedia dalam ruangan atau tempat yang tepat agar penggunaannya lebih terarah bagi si pemakai.

e.     Bentuk

Dalam hubungannya bentuk informasi harus disadari oleh penggunaannya secara efektif, hubungan-hubungan yang diperlukan, kecenderungan-kecenderungan dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen serta menekankan informasi tersebut ke situasi-situasi yang ada hubungannya.

f.     Semantik

Agar informasi efektif informasi harus ada hubungannya antara kata-kata dan arti yang cukup jelas dan menghindari kemungkinan salah tafsir.

Jelaslah bahwa agar informasi itu menjadi berguna harus disampaikan kepada orang yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam bentuk yang tepat pula.

Tidak semua data merupakan informasi. Ada kantor-kantor yang menyimpan data-data atau catatan yang sebenarnya tidak ada gunanya. Sebaliknya informasi yang diperlukan dilengkapi dengan data

3.     Perbedaan data dan informasi

Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat relatif tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan. Suatu informasi bagi level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi manajemen level di atasnya, atau sebaliknya

Kiranya perlu ditekankan terlebih dahulu bahwa ada perbedaan antara data dan informasi. Perbedaan tersebuat dapat dikatakan bahwa data adalah “bahan baku” yang harus diolah sedemikian rupa sehingga dapat berubah sifatnya menjadi informasi. Perbedaan ini sangat penting untuk dipahami karena sebenarnya data tidak mempunyai nilai apapun untuk mengambil keputusan tetapi hanya informasi-lah yang mempunyai nilai. Dalam hal ini mengandung suatu makna bahwa informasi akan memudahkan seorang pimpinan untuk mengambil keputusan.

Dari segi ini pulalah pengertian dan fungsi “penciptaan informasi harus dilihat”. Dengan kata lain, menciptakan informasi tidak dapat dilepaskan dari sumber-sumbernya. Sumber informasi adalah input yang diperoleh dari berbagai sumber, seperti kegiatan-kegiatan operasional, pendapat masyarakat, data yang diperoleh karena kegiatan-kegiatan penelitian, data ilmiah berupa teori, dalil, hipotesa, dan sebagainya.

Ciri khas daripada informasi ialah dihubungkannya informasi itu dengan kegiatan-kegiatan perorangan, kegiatan-kegiatan perusahaan, kegiatan-kegiatan organisasi social maupun kegiatan-kegiatan pemerintah. Sebagai contoh yaitu:

Ø  Informasi yang digunakan untuk eksperimentasi oleh lembaga-lembaga penelitian

Ø  Informasi yang digunakan untuk menciptakan prinsip-prinsip kerja yang lebih efisien oleh ahli-ahli teknologi

Ø  Informasi tentang pasaran yang banyak digunakan oleh para usahawan

Ø  Informasi tentang sifat-sifat yang digunakan oleh kaum politisi

Ø  Informasi rahasia yang diperlukan dalam kegiatan-kegiatan intelejen, terutama yang menyangkut rahasia Negara

Ø  Dan sebagainya

4.     Hubungan antara data dengan informasi

Segala sesuatu yang dapat dimanfaatkan sebagai dasar pengambilan keputusan pada dasarnya dapat kita kelompokkan sebagai informasi. Dalam kaitannya hubungan yang dapat menggambarkan hubungan data denga informasi adalah dengan menggunakan diagram Venn. Ada data yang sudah sekaligus menjadi informasi. Misalnya, data berat badan Dinda adalah 60 kg. Fakta tercatat ini adalah data, tetapi sekaligus juga bias menjadi informasi bagi dokter yang merawat Dinda untuk menemukan obat yang sesuai. Akan tetapi ada juga data yang masih harus diolah terlebih dahulu lebih lanjutagar menjadi informasi sehingga dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Misalnya, data hasil kuesioner yang berupa kode-kode jawaban responden dari suatu pertanyaan. Selanjutnya, tentu saja ada informasi sebagai hasil olahan dari data. Jadi, hubungan antara data dan informasi dapat digambarkan sebagai berikut:

 

(Gb. hubungan data dan informasi)

Informasi yang baik harus memenuhi beberapa persyaratan, antara lain :

Ø  Akurat

Akurat adalah informasi tersebut nenas dari kesalahan dan bebas dari bias. Bebas dan kesalahan berarti bahwa informasi tersebut benar-benar menyatakan mana yang harus di tekan

Ø  Tepat waktu

Informasi harus diberikan dalam waktu yang tepat. Informasi yang sudah kadaluarsa hanya bersifat sampah, meskipun informasinya sama dan tidak berubah.

Ø  Relevan

Relevan adalah bahwa informasi tersebut benar-benar sesuai kebutuhan pihak yang membutuhkan informasi

B.    Lingkup Manajemen Perkantoran

·         Pengertian kantor :

Ø  Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian data / informasi.

Ø  Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian data / informasi.

Ø  Sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administratif, manajerial, dan fasilitatif.

·         Tujuan kantor terdiri atas:

a.     Penerimaan informasi

b.    Pencatatan informasi

c.     Penyusunan informasi

d.    Pemberian informasi

e.     Perawatan aktiva

·         Manajemen perkantoran

Sebagian besar literature menggunakan istilah administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran dengan pengertian yang sama. Hal ini dipertegas oleh pernyataan PBB (1969), bahwa keduanya sama walaupun istilah administrasi lebih banyak digunakan untuk hal-hal yang berhubungan dengan negara, sedangkan manajemen lebih banyak berhubungan dengan perusahaan atau ogranisasi. Jadi ditegaskan bahwa administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran adalah pengertian yang sama

J.C Denyer mengemukakan, manajemen perkantoran adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya.

G.R. Terry, manajemen perkantoran dapat dirumuskan sebagai perencanaan, pengawasan dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.

Jadi dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran untuk menunjang tercapainya tujuan yang ditetapkan.

Secara terrinci kegiatan dalam manajemen perkantoran meliputi:

Ø  Rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib.

Ø  Hal yang terkena oleh rangkaian pekerjaan tersebut pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran.

Lingkup kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran, tetapi juga hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran tersebut, antara lain :

Ø  pegawai kantor

Ø  biaya perkantoran

Ø  prosedur

Ø  metode perkantoran

Ø  dan lain-lain.

·         Kegiatan administrasi

Ø  Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.

Ø  Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan tulis yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim, dan disimpan termasuk dengan alat rekam.

Ø  Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud agar mudah digunakan.

Ø  Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

Ø  Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain.

Ø  Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

·         Konsepsi Tata Usaha Sebagai Pekerjaan Perkantoran

Data dan informasi yang diperoleh sangat berhubungan dengan aktivitas organisasi. Adminitrasi dalam arti sempit disebut tata usaha (clerical work, office work).

Oleh karena tata usaha merupakan pengelolaan data dan informasi, maka keseluruhan rangkaian kegiatan-kegiatan tersebut terdiri dari penerimaan, pencatatan, pengklasifikasian, pengolahan, penyimpanan, pengetikan, penggandaan, pengiriman informasi dan data secara tertulis yang diperlukan oleh organisasi.

Kegiatan diatas dapat dirangkai dalam tiga kelompok, antara lain:

1.     Korespondensi (correspondence) atau surat-menyurat, yaitu rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai pada pihak yang dituju.

2.     Ekspedisi (ekspedition), yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirim atau diterima, baik untuk kepentingan intern maupun ekstern

3.     Pengarsipan (filing), yaitu proses pengaturan dan penyimpanan informasi secara sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap diperlukan.

Seluruh kegiatan diatas merupakan kegiatan tata usaha yang dipandang sebagai pekerjaan intern yang melibatkan manusia (personil) serta sarana dan prasarana ketatausahaan melalui kerja sama untuk tercapainya tertib administratif.

C.    Sistem Informasi Manajemen

·         Pengertian

Definisi dari Sistem Informasi ialah Suatu Sistem terintegrasi yang mampu menyediakan Informasi yang bermanfaat bagi penggunanya. Atau; Sebuah Sistem terintegrasi atau Sistem manusia-mesin, untuk menyediakan Informasi untuk mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual,model manajemen dan basis data

Menurut Robert A. Leitch, Sistem Informasi adalah suatu Sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan

Sistem informasi manajemen adalah pendekatan-pendekatan yang direncanakan dan disusun untuk memberikan bantuan piawai yang memudahkan proses manajerial kepada pejabat pimpinan (The Encyclopedia of Management).

Suatu system informasi manajemen adalah suatu system formal mengenai hal melaporkan, menggolongkan, dan menyebarkan informasi kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi (Burt Scanlan and J. Bernards Keys).

Sistem informasi manajemen adalah keseluruhan jalinan dan jaringan lalulintas keterangan-keterangan dalam organisasi mulai dari sumber yang melahirkan bahan keterangan melalui proses pengumpulan, pengolahan, penahanan smpai penyebarannya kepada para pejabat yang berkepentingan dapat melaksanakan tugas-tugas dengan sebaik-baiknya dan terakhir tiba pada pimpinan untuk keperlua pembuatan keputusan-keputusan yang tepat (The Liang Gie).

Dalam Ensiklopedia Administrasi, managemen information system diterjemahkan dengan “system informasi” untuk pimpinan, dan berarti :

Keseluruhan jaringan informasi yang ditujukan kepada pimpinan untuk keperluan pelaksanan fungsi pimpinan, khususnya pembuatan keputusan yang tepat

Sistem informasi ini meliputi kegiatan-kegiatan:

Ø  Pengumpulan/penciptaan data

Ø  Pengolahan data menjadi informasi yang siap dipergunakan

Dari beberapa pengertian diatas maka dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa:

·         Suatu sistem adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan yang saling tergantung dan prosedur-prosedur yang saling berhubungan, yang melaksanakan dan mempermudah kegiatan utama organisasi

·         Suatu subsistem adalah serangakaian kegiatan yang ada hubungannya satu sama lain dlam suatu sistem.

·         Data adalah fakta-fakta, angka-angka, statistic-statistik, dan sebagainya, yang daripadanya dapat ditarik kesimpulan.

·         Informasi adalah data-data yang telah diolah untuk memberikan pengertian

·         Manajemen dapat dipandang sebagai suatu proses atau sebagai orang (atau orang-orang).

Sebagai proses manajemen adalah proses kegiatan yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan bersama-sama atau dengan perantaraan orang lain.

Sebagai orang atau orang-orang manajemen adalah orang yang melaksanakn kegiatan tersebut.

·         Sistem informasi manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data yang diperkembangkan dalam suatu organisasi dan disatukan apabila dipandang perlu, dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan, baik data yang bersifat intern maupun yang bersifat ekstern, untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Dalam sistem informasi manajemen, terdapat alur yang menggambarkan rangkaian prosedur kerja dalam lingkup organisasi/perkantoran berkaitan dengan cara, metode, serta teknik untuk mendapatkan, mengolah dan menyalurkan data atau informasi.

Sistem informasi manajemen yang dibangun oleh setip ogranisasi atau perkantoran berbeda antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lainnya.

Berikut merupakan contoh sistem informasi yang dibangun di dalam perpustakan yang disebut dengan sistem informasi perpustakaan

 

(Gb. Sistem informasi perpustakaan)

D.    Mendapatkan Informasi dari Data

Seperti yang dijelaskan diatas bahwa informasi adalah data yang telah diolah dan yang penting artinya untuk pengambilan keputusan. Jadi untuk memperoleh informasi tindakan yang pertama adalah mengumpulkan data, kemudian mengolahnya sehingga menjadi informasi.

1.     Metode pengumpulan data

Ada empat metode pengumpulan data yang penting, antara lain:

a.     Melalui pengamatan tersendiri secara langsung

Dalam hal ini pengamat sendiri yang mengumpulkan data. Dengan menggunakan metode seperti ioi maka data dan informasi dapat ditemukan dengan tepat sesuai kebutuhan informasi yang diperlukan.

Keuntungan metode ini adalah bahwa data-data yang dikumpulkan akan lebih cermat karena pengamat sendiri yang megumpulkan.

Kerugiannya, yaitu:

§  Daerah pengamatan tidak dapat luas, karena pengamat tidak dapat menyediakan waktu banyak untuk mengumpulkan data.

§  Metode ini biayanya mahal

§  Metode ini tidak dapat dilakukan apabila banyak hal yang diselidiki

b.    Wawancara

Keuntungan metode wawancara:

§  Data yang dikumpulkan akan lebih teliti karena dikumpulkan sendiri

§  Pengamatan dapat dilakukan dalam daerah yang luas dan atas dasar prinsip angka yang banyak, hasilnya akan lebih cermat

§  Data dikumpulkan sendiri oleh pengamat meskipun secara tidak langsung/melalui wakil-wakilnya.

Kerugian metode wawancara:

§  Metode ini merupakan metode yang mahal karena harus banyak wakil yang ditunjuk pergi ke berbagai tempat untuk mengumpulkan data.

§  Meskipun data dikumpulkan oleh wakil-wakilnya secara pribadi, akan tetapi kalau mereka mempunyai pendapat yang kabur maka fakta-fakta yang dikumpulkan ada kemungkinan tidak teliti.

c.     Perkiraan responden

Dalam hal ini responden diminta untuk memberikan data kepada pengamat. Ada kemungkinan bahwa responden tidak memberikan data yang sebenarnya. Sehingga data-data yang diperoleh pada umumnya kurang memenuhi informasi yang igin dicapai atau masih kurang teliti

Keuntungan metode ini adalah:

§  Metode ini merupakan metode yang sangat murah

§  Metode ini dapat meliputi daerah yang sangat luas

Kerugian dari metode ini adalah bahwa data yang diperoleh kurang teliti.

d.    Daftar pertanyaan/kuesioner

Metode pengumpulan data melalui daftar pertanyaan ini dapat juga meliputi daerah pengamatan yang luas disbanding dengan metode melalui pengamatan sendiri secara langsung.

Keuntungan metode ini adlah:

§  Metode ini merupakan suatu metode yang lebih murah disbanding dengan metode wawancara pribadi secara langsung

§  Data dapat dikumpulkan secara cepat.

Kerugian dari metode ini adalah informan-informan mungkin tidak mengembalikan daftar pertanyaan atau mungkin tidak menjawab pertanyaan. Untuk mengatasi hal tersebut maka daftar pertanyaan dibuat sesederhana mungkin.

Dalam kenyataannya sering dipergunakan gabungan dari beberapa metode atau lebih,misalnya metode daftar pertanyaan dengan metode wawancara. Metode wawancara dipergunakan apabila metode lainnya data yang dikumpulkan kurang atau tidak teliti.

E.    Pengolahan Data Menjadi Informasi

Pengolahan data adalah serangkaian operasi atau informasi yang direncanakan untuk mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan (George R. Terry)

Ada 8 unsur pengolahan data, yaitu:

1.     Reading (membaca)

2.     Writing, typing, card punching, or paper-tape perforating (Menulis, mengetik, membuat lubang pada kartu atau pada pita kertas)

3.     Recording or printing (mencatat atau mencetak)

4.     Sorting (menyortir)

5.     Transmitting (menyampaikan atau memindahkan)

6.     Calculating (menghitung)

7.     Comparing (membandingkan)

8.     Storing (menyimpan)

Dalam Ensiklopedi Administrasi, data processing diterjemahkan “pemroses keterangan”, dan berarti serangkaian aktivitas dalam bidang tata usaha yang mencatat, mengolah, mengirim atau menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan oleh sesuatu organisasi secara cepat, cermat dan tepat.

Pengolahan menunjuk pada langkah-langkah apapun yang dilakukan dengan sarana-sarana apapun yang mungkin untuk membuat data dapat dipergunakan bagi suatu maksud tertentu. Secara harfiah pengolahan data adalah kegiatan pikiran dengan bantuan tangan atau suatu peralatan, dan mengikuti serangkaian langkah, perumusan atai pola tertentu untuk mengubah data, sehingga data tersebut bentuk dan susunan, sifat atau isinya menjadi menjadi lebih berguna.

Kemajuan dari teknologi perkantoran memungkinkan pengolahan data dilakukan dengan penggunaan computer. Tetapi dapat pula pengolahan data dilakukukan menggunakan nonkomputer atau tanpa computer. Hal ini dipandang kurang efisien karena lebih banyak melibatkan penggunaan pemikiran manusia. Khusus untuk data-data tertentu saja yang mungkin hanya perlu diolah nengan menggunakan cara manual untuk mendapatkan informasi yang tepat dan sesuai dengan penafsiran dari cakupan informasi yang diperlukan.

Data adalah bahan mentah yang harus ditangani dan diolah serta ditempatkan menjadi sesuatu informasi yang beguna bagi penerima.

Menurut Burch dan Strater ada 10 operasi dalam pengolahan data menjadi bahan informasi, yaitu:

1.     Capturing

Operasi ini menunjukkan pencatatan data dari suatu peristiwa atau kejadian dalam suatu bentuk seperti formulir-formulir kepegawaian, pesanan-pesanan pembelian, dan sebagainya.

2.     Verifying (pemeriksaan)

Operasi ini menunjukkan adanya pengecekan atau pengesahan data untuk menjaminagar data tersebut dapat diperoleh dan dicatat secara cermat

3.     Classifying (penggolongan)

Operasi ini mendapatkan unsure-unsur data dalam kategori-kategori khusus yang memberikan arti bagi pemakai. Misalnya data penjualan dapat digolongkan menurut jenis inventaris, langganan, pedagang, dan sebagainya, yang memberikan banyak arti bagi data penjualan.

4.     Penyortiran

Operasi ini menempatkan unsure-unsur data dalam suatu rangkaian/urutan khusus atau rangkaian yang telah ditentukan sebelumnya. Arsip inventaris misalnya, dapat disusun menurut kode produk, tingkat kegiatan, nilai dalam rupiah, atau lambing apapun lainnya yang dikodekan dalam arsip dan dipandang baik oleh pengguna.

5.     Summarizing (peringkasan)

Operasi ini menggabungkan atau mengumpulkan unsur-unsur data dalam salah satu atau dua cara, yaitu:

ü  Operasi dengan mengumpulkan data secara matematika

ü  Operasi dengan mengurangi data-data secara logika

6.     Calculating (penghitungan)

Operasi ini memerlukan penanganan data secara ilmu hitung dan/atau logika

7.     Storing (penyimpanan)

Operasi ini menempatkan data ke dalam suatu media penyimpanan seperti kertas, microfilm, dan sebagainya, dimana data dapat dipelihara untuk pemasukan dan pengambilan kembali apabila diperlukan.

8.     Retrieving (pengambilan kembali)

Operasi ini mengandung pencarian sampai ditemukan dan mendapat tambahan bagi unsure-unsur data khusus dari media di mana unsur-unsur data tersebut disimpan

9.     Reproduksi

Operasi ini memperbanyak data dari satu media ke media yang lain atau dalam kedudukan yang lain dalam media yang sama

10.  Disseminating/Communicating (penyebaran/pengkomunikasian)

Operasi ini memindahkan data dari satu tempat ke tempat yang lain.

Semua sistem Informasi memiliki 3 (tiga) unsur atau kegiatan utama, yaitu :

·         Menerima data sebagai masukan ( input)

·         Memproses data dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran perkiraan dan lain-lain.

·         Memperoleh informasi sebagai keluaran (output). 

Prinsip ini berlaku baik untuk  sistem informasi manual, elektromekanis maupun komputer. 

 

       

         

(Gb. Unsur sistem informasi)

Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi dan memproses data, dan kemudian mengubahnya menjadi informasi.

Input adalah:

1. Informasi atau data yang telah atau akan dialihkan dari suatu media penyimpanan ekstern ke dalam penyimpanan intern computer
2. Menguraikan rutin-rutin yang mengarahkan input
3. Peralatan atau kumpulan peralatan yang diperlukan untuk input

Output adalah informasi yang dihasilkan oleh manipulasi/penanganan computer/operator dan yang akan diserahkan kepada pihak yang berhak dan membutuhkannya.

F.    Pentingnya Sistem Informasi Manajemen

Sejak adanya manusia yanghidup berorganisasi,maka sejak itu pulalah informasi telah selalu diperlukan oleh pimpinan organisasi untuk membantunya melakukan tugas-tugasnya selaku pimpinan organisasi.

Pengaruh kepemimpinan terhadap sistem informasi yaitu bahwa pimpinan organisasi dapat bertindak selaku:

1.     Penciptan sistem informasi

2.     Saluran informasi

3.     Pengiriman informasi

4.     Peneriman informasi

5.     Pemakai informasi

6.     Penilai informasi

 

(Gb. Pengaruh kepemimpinan terhadap sistem informasi)

G.    Penggunaan Informasi

Informasi berguna untuk semua bidang organisasi, baik bagi organisasi yang melaksanakn kegiatan tersebut maupun organisasi lain diluar organisasi yang bersangkutan.

Bidang-bidang kegiatan yang memerlukan informasi antar lain:

1.     Informasi untuk kegiatan politik

Misalnya, diperlukan informasi tentang komposisi penduduk menurut:

a.     Klasifikasi umur

b.    Klasifikasi menurut kelamin

c.     Pendidikan, baik tingkatnya maupun jenisnya

d.    Agama/kepercayan yang dianut

e.     Pekerjan, termasuk tingkat pendaptan

f.     dan sebagainya

Jadi dengan berdasarkan informasi inilah mak keputusan-keputusan dapt diambil yang menyangkut hal-hal sebagai berikut:

a.     Teknik kampanye, terutama dalam menghadapi pemilu

b.    Program pendidikan bagi kader-kader partai

c.     Sistem propaganda

d.    Besar/kecilnya iuran keanggotaan

e.     Strategi perjuangan partai

f.     Penentuan Anggarn Dasar dan Anggaran Rumah Tanga partai

g.    Prosedur dan tata kerja dalam hubungannya dengan partai lain

2.     Informasi untuk kegiatan-kegiatan pemerintahan

Misalnya, diperlukan untuk:

a.     Perencanan

b.    Perumusan kebijaksanan

c.     Penentuan program kerja

d.    Penentuan proyek-proyek

e.     Pemanfatan teknologi

f.     Inventarisasi kekayan alam

g.    Tugas-tugas rutin pemerintah

3.     Informasi untuk kegiatan-kegiatan social

Misalnya, kegiatan-kegiatan yang pada dasarnya merupakan tangung jawab masyarakat sendiri untuk dilaksanakan, antara lain:

a.     Kegiatan-kegiatan keluarga berencana

b.    Kegiatan-kegiatan pendidikan

c.     Kegiatan-kegiatan di bidang kesehatan

4.     Informasi untuk kegiatan-kegiatan dunia usaha

Misalnya, secara keseluruhan perusahan meerlukan informasi untuk:

a.     Analisa pesanan pelangan

b.    Bidang teknik perusahan

c.     Pengendalian material

d.    Pembelian

e.     Keuangan

f.     Ketatausahan

g.    Pengendalian produksi

h.     Pasaran kerja

i.      dan sebaginya

5.     Informasi untuk kegiatan-kegiatan milter

Misalnya, informasi mengenai:

a.     Potensi kekuatan daerah

b.    Kelengkapan persenjatan

c.     Teknologi baru dalam persenjataan

d.    dan lain-lain

6.     Informasi untuk kegiatan perkantoran

Misalnya, informasi mengenai:

a.     Kepegawaian

b.    Keuangan

c.     Logistik

d.    Sistem penyimpanan surat atau dokumen

e.     Alur kerja perkantoran

Dalam banyak hal ternyata sistem informasi dimanfaatkan pula dalam melakukan otomatisasi kantor. Otomatisasi kantor yaitu penerapan teknologi untuk pekerjaan kantor, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal, terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan.

Otomatisasi kantor membantu sekretaris dan administrasi (clerical), sehingga akan berdampak pada kemudahan dalam arus informasi di dalam kantor.

Pengguna otomatisasi ini dikelompokkan ke dalm empat kategori, yaitu:

1.     Manajer

Yaitu, orang-orang yeng bertangung jawab untuk mengelola sumber daya organisasi/kantor, terutama sumber daya manusia.

2.     Profesional

Mereka tidak mengelola orang atau sumber daya melainkan menyumbang keahlian khusus untuk membedakan mereka dengan sekretaris dan pegawai administrasi.

Contohnya adalah pembeli, wiraniaga dan lain-lain.

3.     Sekretaris

Adalah pegawai terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.

4.     Pegawai administrative atau clerical employees

Melaksankan tugas-tugas untuk sekretaris seperti menyusun dokumen.

H.    Tugas dan Pelayanan Kantor

Seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa data dan informasi tidak dapat datang dengan sendirinya melainkan harus dihimpun. Sehinga muncullah sebuah pertanyaan sebagi berikut:

Siapakah yang bertugas menghimpun data dan informasi?

Siapakah yang bertugas mengolah data-dat tersebut?

Dua pokok permasalahan itu merupakan masalah yang sangat esensial yang sering timbul dalam pemikiran kita. Pada dasarnya karena mengingat sangat pentingnya sebuah data dan informasi tersebut dalam kelangsungan suatu organisasi, maka sudah selayaknya semua personil yang ada dalm suatu organisasi perkantoran harus bertanggung jawab mengenai dat-data dan informasi yang terjalin di dalamnya.

Di dalam sistem perkantoran, dikenal adanya struktur organisasi kantor yang membagi tugas-tugas dan tangung jawab semua personil yang ada di dalam kantor. Struktur organisasi kantor merupakan merupakan hubungan formal maupun informal antar anggota suatu organisasi. Struktur organisasi yang tepat bagi suatu organisasi sangat tergantung pada strateri pengelolaan kantor.

Bagan organisasi menggambarkan aspek-aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu:

§  Pembagian kerja

§  Rantai perintah

§  Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

§  Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan, dan

§  Tingkatan manajemen

Oleh karena itu maka timbulah tingkatan-tingkatan jabatan di dalam perkantoran secara terstruktur, yaitu adanya:

·         Manajer

·         Sekretaris

·         Personalia

·         Supervisor

·         Pegawai

·         Dan lain-lain

Dalam setiap kantor yang besar, pada dasarnya terdapat tiga kelompok tenaga kerja atau personil kantor, yaitu :

1.     Kelompok pimpinan

Kelompok ini bertugas mengendalikan semua kegiatan kantor dan mengkoordinasikan semua pekerjan dan kegiatan di bawahnya

2.     Kelompok pembantu pimpinan

Kelompok ini merupakan pembantu pimpinan yang bertugas memberikan saran dan pertimbangan pelaksan

3.     Kelompok pelaksana

Kelompok ini adalah unsur tenaga kerja yang operasional sehingga setiap kegiatannya berhubungan langsung dengan pencapaian tujuan

Dimana dari tingkatan-tingkatan jabatan secara struktural tersebut mempunyai trugas-tugas dan tanggung jawab yang berbeda-beda antara yang satu dengan yang lainnya. Semakin tinggi struktur jabatan yang di pegang semakin besar pula tanggung jawab serta cakupan permasalahan yang harus ditanganinya.

Jadi semua yang ada di dalam lingkup organisasi atau perkantoran adalah sebagai pencipta dan penyalur informasi. Sebagai contoh misalnya seorang arsiparis.

Tugas dan tanggung jawab seorang arsiparis:

·         Arsiparis harus bertanggung jawab terhadap semua benda arsip

·         Memegang teguh surat yang harus dirahasiakan

·         Memegang daftarindeks dan buku catatan arsip klasifikasi

·         Bekerjasama denagn agendaris dan verbalis serta juru tik, stensil

·         Mengusahkan agar dapat hafal sampai di mana tiap dosir disimpan menurut kodenya

·         Memperhatikan tiap surat yang keluar dari dosir. Bila ada yang akan meminjam harus mengisi bon pinjam. Kemudian bon pinjam tersebut disimpan dalam dosir temp[at arsip tadi dikeluarkan sebagai bukti bahwa arsip sedang dikeluarkan.

·         Bekerjasama baik dengan semua petugas pada bagian ini maupun dengan petugas

Dalam melakukan tugas-tugasnya seorang arsiparis harus mampu menggali data-data dan informasi-informasi yang dibutuhkan dalam kelangsungan pekerjaan yang dihadapinya agar tidak mendapatkan kesulitan dalam bekerja. Data-data tersebut antar lain:

·         Peralatan yang digunakan dalam mengelola arsip

·         Cara mengoperasikan peralatan arsip

·         Posisi tempat arsip yang sesuai dengan tata ruang kantor yang baik

·         Sistem kearsipan yang sesuai dengan kondisi perkantoran

·         Alur pengelolan arsip

·         Dan lain-lain

Seorang sekretaris juga harus dapat mengali informasi yang diperluakan dalam melakukan pekerjaan yang dihadapinya. Mengingat tugas-tugas dan tanggung jawab sekretaris begitu besar pada organisasi, maka seorang sekretaris harus mampu mengenali data dan informasi ap yang kiranya diperlukan dalam melakukan pekerjannya. Sebagi contoh bahwa sekretaris dalam tugasnya untuk pengurusan surat.

Data-data dan informasi yang perlu dipersiapkan adalah sebagai berikut:

·         Sistem yang dipakai

·         Peralatan yang dipergunakan

·         Cara pengoperasian maupun pengisian dokumen-dokumen yang menyertainya

·         Alur kerja

·         Dan lain-lain

Kantor dipandang sebagai ajang kegiatan administrasi mengarahkan personil yang ada didalamnya untuk ukut serta ambil bagian dalam pengelolaan kantor yang baik dengan adanya tugas-tugas dan tanggung jawab dari setiap personilnya. Dalam kaitannya dengan penghimpunan informasi setiap personil kantor wajib melaksanakannya.

I.      Alat Pengumpulan Data Informasi

Peralatan yang digunakan dalam upaya untuk mendapatkan informasi dewasa ini mengarah pada kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, seperti adanya pola sistem informasi manajemen dalam perkantoran-perkantoran modern yang lebih banyak menerapkan komputerasi. Sebagaimana yang telah dijelaskan pada pokok bahasan diatas bahwa secara prinsip data diperoleh dengan menggunakan berbagai cara, tetapi bukan peralatan yang modern yang diperlukan untuk mendapatkan data yang benar-benar akurat atau mewakili informasi yang diperlukan.

Ada tiga hal yang sangat penting dalam memperoleh data dan informasi, yaitu:

·         Metode

·         Teknik

·         Sumber data

Komposisi ketiga hal tersebut merupakan instrument utama dari data dan informasi yang akan digali. Dalam hal ini bukan hanya peralatan yang tepat saja melainkan instrument yang tepat, termasuk di dalamnya adalah penggunan peralatan yang sesuai.

Sarana atau peralatan yang digunakan dalam pengumpulan data dalam sebuah perkantoran, yaitu:

·         Komputer

·         Router

·         Modem

·         Hub

·         Antena

·         Radio wireless

·         Perangkat lunak (aplikasi)

·         Printer

·         Scanner

·         Camera digital

·         Handycam

·         Telepon

·         Faximile